Un evento es un acontecimiento muy importante que marca un recuerdo especial en la mente de las personas. Si trasladamos este concepto al ámbito publicitario, tenemos que entender que un evento para una empresa es una inversión que tiene que tener lograr cautivar a los invitados y así lograr diversos Objetivos de Comunicación y Comerciales.
Un evento publicitario es una estrategia de comunicación en el que se puede presentar un nuevo producto o para generar imagen de marca. Además, es importante para mejorar la reputación y dar visibilidad a la empresa.
Aquí compartimos 10 claves para organizar un evento publicitario:
1.- Establece Objetivos
Determina qué es lo que quieres conseguir con el evento, tanto objetivos de comunicación, objetivos de marketing y objetivos comerciales. Por ejemplo un objetivo de comunicación sería que la gente se entere de la nueva apertura de un punto de venta de la marca, o que conozcan la nueva línea de productos de la temporada. Un objetivo de marketing podría ser lograr vender todo el stock de productos de la temporada anterior.
2.- Define la Fecha del Evento
Es importante revisar el calendario para que tu evento no se cruce con otros eventos importantes. Por ejemplo no es buena fecha para tu evento el mismo día hay un partido importante de la Selección Nacional, porque ese día todo el público va a estar interesado de manera protagónica por ese encuentro. Del mismo modo pasa con conciertos, acontecimientos sociales, políticos, incluso otros eventos publicitarios de otras marcas.
3.- Define el Público Objetivo
Si ya cuentas con una base de datos de tus principales clientes, ellos deben ser tus primeros invitados. Asegúrate que el resto sean personas con el perfil que buscas para tus clientes, o investiga bien cuál es tu público, es probable que tengas un cliente potencial importante al que no lo estás considerando.
4.- Determina el Presupuesto
Esto es fundamental puesto que un cosa es realizar un evento con 5 mil Dólares, y otra cosa es hacer un evento con50 mil Dólares. Este detalle te va a permitir saber qué tipo de detalles puedes aplicar en el evento, como el lugar, el catering, los obsequios, si va a haber un maestro de ceremonias, un DJ, fotógrafo, cobertura de video, show o amenity, etc.
5.- Escoge el Espacio y Ubicación Adecuado
Cuando pienses en dónde va a ser tu evento, considera varios puntos como que sea accesible al público, que tenga accesos fáciles y dentro de lo posible sin mucho tráfico. También es importante pensar si cuenta con estacionamientos o no, para que el público que quiera asistir en su auto no tenga problemas. Existen varias soluciones como contratar un equipo de Valet Parking por ejemplo, entre otros puntos.
6.- Solicita los Permisos Formales
Esto es fundamental para no tener contratiempos durante tu evento. Entre las normativas están los Permisos Municipales, Permisos de Derechos Musicales y Artísticos, Defensa Civil, entre otros. Dentro de esta área también se consideran temas de Seguridad, Emergencias con una Ambulancia y personal médico, Grupo Electrógeno, etc.
7.- Planifica con Tiempo y Recurre con Especialistas
Asegúrate de tener todo bien planificado para evitar que tu evento no resulte como lo esperas. Aunque si cuentas con un equipo altamente capacitado pueden hacer magia y lograr el éxito de tu evento. Recordemos una clásica expresión publicitaria: «este proyecto es para ayer». De igual forma una planificación anticipada ayudará a organizar bien todos los puntos tratados, y del mismo modo, tus invitados podrán agendarse sin apuros.
8.- Define una Estrategia de Comunicación y Difusión
Hoy en día es indispensable el uso de las redes sociales. Armar un evento en Facebook promocionando tu presentación de marca ayudará muchísimo, así como contenido que vaya creando intriga al espectador para que le den ganas de asistir. El Marketing Directo también es otra estrategia muy efectiva, sobre todo si cuentas con clientes ya fidelizados o VIP. La inversión publicitaria en Redes Sociales también puede aportar muchísimo, así como el apoyo con Influencers o Micro Influencers que logren la atención de muchas personas.
9.- Cuenta con un Equipo Organizador
Si bien se puede manejar un evento corporativo o publicitario con el personal interno, siempre va a ser súper importante tener un equipo especializado, sobre todo porque se van a necesitar de diversos proveedores como empresas de Pantallas, luces, sonido, escenarios, toldos, seguridad, valet parking, Grupo Electrógeno, etc. Además el tema de trámites para permisos, contactos para agilizar los mismos, entre otros factores. Créannos que si esa responsabilidad cae sobre una sola persona, con poca experiencia, puede resultar ser una real pesadilla. Por ello es importante contar con un equipo dispuesto a colaborar en cada uno de los pasos, que ofrezca alternativas rápidas y un diálogo contante para solucionar cualquier imprevisto antes, durante y después de la celebración. Puedes contar con la
Productora CRANIUM 5.
10.- Hacer un análisis post evento
El último paso de cualquier evento o celebración es el análisis posterior. A través de este análisis se comprueba la efectividad que ha tenido, la asistencia, los detalles que han salido bien y mal para poder evaluar el plan de mejora de cara a futuros eventos.
En CRANIUM 5 colaboramos contigo en el proceso de organización de tu evento proporcionando todos los recursos y el asesoramiento necesario para que tu evento corporativo sea todo un éxito.